Assinatura Digital: link compartilhado do modelo — a pessoa preenche e assina sozinha
O modelo tem dois usos. No primeiro, você mesmo, logado, preenche os campos do modelo e envia o documento para quem vai assinar. No segundo, que é este, o modelo ganha um endereço público: quem abre preenche os campos sozinho, o documento é gerado na hora e a pessoa já segue para assinar. É o caminho que funciona ao contrário dos outros.
Não reduza modelo a "link": são dois usos do mesmo modelo, e eles se comportam diferente.
Onde fica o link
No menu Modelos do aplicativo, use o botão Gerar documento na linha do modelo. Abre a janela Gerar documento, com três saídas:
- Compartilhe o link para criar um documento: o endereço público do modelo, com o botão de copiar ao lado. Cada pessoa que usa esse link gera um documento independente, só dela.
- Quero preencher o documento antes do envio: é o primeiro uso, em que você preenche e envia.
- O signatário preenche o documento: manda o mesmo link por e-mail. Você informa um ou mais e-mails (até 50) e a mensagem, e o link vai junto, automaticamente.
O endereço fica no domínio da sua empresa e pode ser divulgado como você quiser: no site, numa mensagem, num QR Code impresso.
O que acontece quando alguém abre o link
A pessoa preenche os campos do modelo — os obrigatórios são exigidos —, o PDF é gerado na hora e ela segue direto para a tela de assinatura.
Nesse caminho, por desenho:
- O documento é criado na empresa, na loja e no usuário dono do MODELO, e cai na pasta do modelo. Não importa quem preencheu.
- Não sai e-mail de solicitação de assinatura. A pessoa já está assinando.
- A assinatura salva não é oferecida. A pessoa desenha a assinatura toda vez.
- O documento nasce com um signatário em branco, e a exigência de e-mail do signatário — que existe no formulário comum — não é aplicada aqui.
Quando usar
Use o link quando o texto é sempre o mesmo e quem varia é a pessoa: termo de adesão, autorização, ficha, consentimento. Serve para volume e para quem você nem tem cadastrado.
Quando o documento é único, negociado caso a caso, o caminho é enviar o arquivo direto. Quando você precisa conferir o preenchimento antes de alguém assinar, use o modelo por dentro do sistema.
O que costuma dar errado
"Mandei o link e o cliente não recebeu e-mail nenhum." Quem abre o link já está assinando: não existe e-mail de solicitação nesse caminho. Se a ideia era o sistema mandar o link, use a opção O signatário preenche o documento, na mesma janela.
"O documento foi parar numa pasta que eu não escolhi." Ele cai na pasta do modelo, não na pasta em que você estava.
"Pedi para usar a assinatura salva e não apareceu." No link compartilhado ela não é oferecida.