Assinatura Digital: quem enxerga o quê — permissões, pastas restritas e acesso ao aplicativo

Duas queixas diferentes se resolvem aqui: "meu funcionário não vê os documentos" e "não consigo entrar no aplicativo". A primeira é permissão ou pasta restrita. A segunda é o aplicativo não estar liberado. Não troque uma pela outra.

O USUÁRIO MASTER ENXERGA SEMPRE
O master não é filtrado na navegação de pastas e o grupo master tem todas as permissões marcadas. É por isso que o mesmo documento aparece para o dono da conta e some para o funcionário. Se você testa com o master, você nunca reproduz o problema. Teste com o usuário que reclamou.

PRIMEIRA COISA A CHECAR: DOCUMENTOS DE OUTROS FUNCIONÁRIOS
Existe uma permissão de documentos chamada "Acessar de outros funcionários". Sem ela, a listagem devolve apenas os documentos que o próprio usuário criou. E ao tentar abrir um documento que não é dele, a resposta é "Você não tem permissão para acessar este registro". Não é falha e não é documento apagado. Essa é a causa mais comum de "sumiu para ele e continua aqui para mim".
A loja também entra na conta: a listagem traz os documentos da loja em que o usuário está e, quando ele usa o filtro de loja, só entram as lojas às quais ele tem acesso. Pasta também é por loja — as pastas de uma loja não aparecem em outra.

A REGRA DAS PASTAS QUE QUASE NINGUÉM SABE
Pasta sem nenhum usuário vinculado é aberta: todo mundo enxerga. No instante em que você vincula um único usuário, a pasta vira restrita e só os vinculados enxergam. O master continua enxergando.
A checagem sobe a árvore. Se a pasta pai é restrita e o usuário não está vinculado nela, as subpastas também somem da navegação para ele, mesmo que a subpasta não tenha vínculo nenhum.
Repare no que a restrição faz e no que ela não faz. Ela esconde a pasta (e as subpastas) de quem não está vinculado. A listagem de documentos, essa, não é filtrada pelo vínculo da pasta: ela filtra por loja, por autor e pelos filtros da tela. Ou seja, documento que está dentro de uma pasta restrita ainda pode aparecer para o funcionário na visão "Todas" ou numa busca. Pasta restrita organiza e esconde a pasta; não é o recurso para esconder um documento específico.
Para reabrir a pasta, é só liberar o acesso dela ou desmarcar todos os usuários: sem nenhum vínculo, ela volta a ser visível para todos.

QUEM PODE SER VINCULADO A UMA PASTA
A lista de usuários da pasta traz apenas usuários ativos, não excluídos, da mesma empresa e da mesma loja de quem está editando. Usuário de outra loja não aparece e, se for enviado assim mesmo, é descartado na gravação. Se o funcionário não aparece na lista, confira se ele está ativo e se tem acesso àquela loja — isso se resolve no cadastro de usuários.

AS PERMISSÕES DO APLICATIVO
A lista é fechada.
Pastas: listar, visualizar, adicionar, editar e deletar.
Documentos: listar, visualizar, adicionar, editar, deletar, cancelar, enviar link por e-mail, compartilhar por WhatsApp e acessar de outros funcionários.
Relatórios: relatório de documentos e relatório de contatos, separados um do outro.
Configurações: gerenciar integrações.
Contatos e Modelos têm as suas: contatos com listar, visualizar, adicionar, editar e deletar; modelos com listar, visualizar e deletar.
Duas armadilhas: quem não tem permissão de visualizar pastas também não consegue excluir pasta, porque a exclusão lê o registro antes de apagar; e enviar o link por e-mail e compartilhar por WhatsApp são permissões separadas, liberadas uma a uma.

EXCLUSÃO EM MASSA É SÓ DO MASTER
Selecionar vários documentos e mandar excluir é privilégio do usuário master. Para os demais, a resposta é "Somente o usuário master pode deletar registros em massa". Com um único documento selecionado, a exclusão segue o caminho normal e depende só da permissão de deletar documento.

PASTA COM DOCUMENTO DENTRO NÃO É EXCLUÍDA
O sistema bloqueia e diz quantos documentos existem e em que caminho. A conferência é recursiva: se o impedimento está numa subpasta, é o caminho dela que aparece na mensagem — o caminho começa na pasta que você mandou excluir e vai até a subpasta que tem os documentos. Mova ou exclua os documentos e repita.

NÃO CONSIGO ENTRAR NO APLICATIVO
Ao abrir as telas do aplicativo, o sistema confere se a Assinatura Digital está contratada e dentro da validade para a loja em que você está. Não estando, a resposta é "O seu plano atual não lhe permite integrar com a Assinatura digital. Por favor, contrate outro plano!" e o sistema leva para a tela de plano.
Repare no detalhe: a validação é por loja. O mesmo usuário entra em uma loja e é barrado em outra.
Se a mensagem falar em permissão, e não em plano, o caminho é outro: é o grupo de permissões do usuário.

LIMITE MENSAL DE DOCUMENTOS
Em parte das contas existe um limite de documentos por mês conforme o contratado. Ao atingir, aparece "Limite de documentos do plano atingido. Você pode criar até N documentos por mês" e o documento não é criado. O contador considera os documentos do mês corrente da loja atual: virou o mês, começa de novo, e cada loja tem a sua contagem. A checagem acontece já ao abrir a criação do documento, não só ao salvar.
Quantidade contratada é assunto comercial.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO
"O documento sumiu para o funcionário": quase sempre é a permissão de acessar documentos de outros funcionários, ou o documento é de outra loja.
"Vinculei um usuário só para ele ver e piorou": era esse o efeito. Vincular um usuário fecha a pasta para todos os outros.
"A subpasta sumiu e eu não mexi nela": a pasta pai é que está restrita.
"Restringi a pasta e o funcionário ainda acha o documento": a restrição esconde a pasta, não o documento.
"O funcionário não aparece na lista de acesso da pasta": ele está inativo ou não tem acesso à loja.
"Não consigo excluir a pasta": tem documento nela ou em alguma subpasta; a mensagem diz onde.
"Não consigo excluir vários documentos de uma vez": só o master faz isso.
"Parou de deixar criar documento": limite do mês daquela loja.
"Sumiu o aplicativo inteiro nesta loja": a assinatura digital não está liberada para essa loja.

No sistema de assinatura: plano, limite e usuários

O plano fica em Configurações › Meu plano. É para lá que o sistema leva quando a mensagem de plano aparece.

O limite mensal de documentos vale para a sua conta quando o plano tem limite: chegando ao número contratado, a mensagem aparece e o documento não é criado até virar o mês, contado por loja. As lojas ficam em Configurações › Lojas.

Usuários, grupos e permissões ficam em Configurações › Usuários: o botão Grupos abre os grupos de usuários, e o cadeado de Permissões fica na linha de cada funcionário. É ali que se resolve a mensagem de permissão e o funcionário que não aparece na lista de acesso da pasta.