Assinatura Digital: visão geral do aplicativo e onde está cada resposta

O QUE É ESTA FONTE

Esta é a visão geral da Assinatura Digital. Ela explica o que o aplicativo faz, o fluxo inteiro e o vocabulário, e diz em qual fonte está cada resposta. É o índice da pasta: use para situar a conversa e mande a resposta detalhada para a fonte certa, porque é lá que o detalhe fica atualizado. Nada aqui substitui a fonte específica.

O QUE O APLICATIVO FAZ

O aplicativo de Assinatura Digital envia documentos para serem assinados eletronicamente, com validade jurídica e rastro de quem assinou, quando e de onde.

Onde ele muda a rotina: contrato de serviço, contrato de locação, aprovação de orçamento de valor alto e autorização de ordem de serviço. Deixa de depender de imprimir, assinar, digitalizar e devolver — que é onde o negócio esfria.

NÃO CONFUNDA COM O CERTIFICADO DIGITAL DA NOTA FISCAL

É a confusão mais frequente e vale desfazer antes de responder qualquer coisa. O certificado digital da nota assina documento fiscal perante a SEFAZ. A assinatura digital daqui é para documento comercial entre você e o seu cliente: contrato, proposta, autorização, termo. São coisas diferentes. Se a dúvida é nota rejeitada, senha do certificado da nota ou validade dele, o assunto é fiscal e não é este aplicativo.

Existe, por outro lado, certificado digital DENTRO deste aplicativo: o que o sistema aplica sozinho sobre o arquivo assinado e o que o próprio signatário usa para assinar. São três certificados ao todo, e eles têm fonte própria — não responda de memória.

O FLUXO, DO INÍCIO AO FIM

1. o documento entra no aplicativo;
2. você indica os signatários, as pessoas que vão assinar;
3. cada signatário recebe um link, pelo canal escolhido para ele;
4. quem abre o link assina, ou recusa quando o documento foi criado permitindo recusa;
5. quando todos assinam, o documento fica com situação Assinado e o arquivo assinado fica disponível.

O envio acontece no CADASTRO do documento. Não existe rascunho, e a ação Confirmar documento não é o envio — esse ponto já gerou orientação errada aqui dentro e tem fonte de correção própria.

DE ONDE O DOCUMENTO PODE NASCER

Em toda conta, o documento nasce de um destes dois caminhos:

Arquivo enviado por você. É o caminho manual, o mais conhecido: você sobe o PDF e escolhe quem assina.
Modelo. O texto já está pronto. O modelo tem dois usos: por você, de dentro do sistema, e por um link público, em que a própria pessoa preenche os campos e assina na hora.

Não reduza modelo a "link": são dois usos do mesmo modelo, e eles se comportam diferente.

O MENU DO APLICATIVO

Início, Documentos, Modelos, Contatos, Relatórios e Configurações.

Documentos é o que foi enviado e em que pé está, e é também onde ficam as pastas. Contatos é o cadastro de signatários do próprio aplicativo, com base própria. Modelos são documentos prontos com campos a preencher, para o que se repete. Relatórios traz volume por período e por signatário.

Usuários, grupos e permissões não ficam nas telas de documentos: o aplicativo apenas lê a permissão já gravada no usuário.

PASTA NÃO SERVE SÓ PARA ORGANIZAR

As pastas ficam em Documentos e ajudam a organizar, mas elas também controlam quem enxerga o quê. Pasta sem nenhum usuário vinculado é aberta; no instante em que você vincula um usuário, ela vira restrita. Nunca responda que pasta serve só para organizar.

DOIS CÓDIGOS DE 6 DÍGITOS DIFERENTES

Saiba de qual o cliente está falando antes de explicar regra nenhuma, porque as regras dos dois são opostas.

Um é o token de autenticação do signatário no documento, pedido na hora de assinar.
O outro é o código de acesso da Área do assinante, a tela em que o signatário acompanha os documentos dele.

Nunca peça, repita nem confirme código, token, link com hash ou senha na conversa.

ONDE ESTÁ CADA RESPOSTA

Situações do documento, as cinco: fonte 215.
O signatário não recebeu o link, reenvio e canais alternativos: fonte 216.
Expiração, cancelamento e exclusão do documento: fonte 217.
Saldo da carteira, o que consome e como recarregar: fonte 221.
Quem envia de verdade e por que Confirmar documento não envia nada: fonte 1571.
De quem está pendente: as nove situações do signatário, as quatro funções e como ler o histórico: fonte 1307.
O que acontece quando o signatário abre o link, assina ou recusa, e como o arquivo assinado é montado: fonte 1308.
Assinar com certificado digital — o do signatário (.pfx, .p12 e WebPKI) e o do sistema: fonte 1573.
Token de 6 dígitos, selfie e foto do documento: fonte 1303.
Lembrete automático de assinatura: fonte 1311.
Modelos de documento, para que servem e quando usar: fonte 219.
Link compartilhado do modelo, em que a pessoa preenche e assina sozinha: artigo próprio, na pasta Modelos.
Resumo do documento e mensagem do convite geradas por IA: fonte 1572.
Conferir se o documento assinado é autêntico — Número, hash, QR Code e Relatório de Assinaturas: fonte 1577.
O que dá para automatizar pela API do aplicativo: fonte 1582.
O que cada caixa da tela de permissões libera: fonte 1469.
Quem enxerga o quê — pastas restritas, loja, exclusão em massa e acesso ao aplicativo: fonte 1313.
Área do assinante, a tela do signatário: fonte 1309.

O QUE COSTUMA DAR ERRADO

O erro mais caro aqui não é técnico, é responder pela fonte errada. Os casos reais:

Tratar dúvida de certificado digital da nota fiscal como se fosse assinatura digital. São produtos diferentes; a resposta sai inteira errada.

Responder sobre a Área do assinante com as regras do token do documento, ou o contrário. São dois códigos, com prazos e regras que não se parecem.

Mandar o cliente clicar em Confirmar documento para o documento sair. Confirmar não envia; quem envia é o cadastro.

Sobre validade jurídica, fique no que está aqui: assinatura eletrônica com rastro de quem assinou, quando e de onde. Interpretar o conteúdo do contrato é matéria de advogado — não opine.

O sistema de assinatura: o menu e onde fica cada coisa

Aqui o sistema inteiro é a assinatura digital. O menu é: Início, Documentos, Modelos, Contatos, Relatórios e Configurações. Não existem vendas, orçamentos, ordens de serviço, compras, contratos nem nenhum outro cadastro de gestão — o documento nasce só de arquivo enviado por você ou de modelo.

Em Configurações ficam: Meus dados, Api, Dados da empresa, Marca da empresa, Usuários, Lojas, Meu plano e Domínio.

Onde fica cada coisa:

  • Usuários, grupos e permissões: Configurações › Usuários. Ali estão o botão Grupos e, na linha de cada funcionário, o cadeado de Permissões.
  • Chave e documentação da API: Configurações › Api.
  • Plano contratado: Configurações › Meu plano.
  • Filiais: Configurações › Lojas. Documentos, pastas e limite de documentos são contados por loja.
  • Logotipo e cores: Configurações › Marca da empresa. Endereço próprio do sistema: Configurações › Domínio.
  • Seus dados de acesso: Configurações › Meus dados.